1. Wie wij zijn
Artiq Socials is een dienst van Artiq Motion B.V., gevestigd aan Heliumstraat 8, 7463 PL Rijssen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67683428, btw-nummer NL002262657B49. In dit beleid bedoelen we met ‘wij’ of ‘ons’ Artiq Motion B.V..
Artiq Socials is software waarmee bureaus en marketingteams social media plannen, schrijven, laten goedkeuren, publiceren en meten voor hun eigen merk of voor hun klanten. Dit beleid geldt voor de website artiqsocials.com, voor de app op app.artiqsocials.com en voor de koppelingen met social media platforms.
Vragen over privacy? Mail naar privacy@artiqsocials.com of schrijf naar het adres hierboven.
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
We hebben, afhankelijk van de gegevens, twee rollen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG):
- Verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens van bezoekers van de website, van mensen die contact opnemen of een demo aanvragen, en van de accounts, organisaties en facturatie van onze klanten.
- Verwerker voor alles wat een klant in Artiq Socials zet of via een koppeling binnenhaalt: posts, media, klantprofielen, contactpersonen van eindklanten, reacties en statistieken. Dat doen we in opdracht van de klant (het bureau of de organisatie), volgens de verwerkersovereenkomst. De klant bepaalt welke kanalen worden gekoppeld en wat er wordt gepubliceerd.
3. Welke gegevens we verwerken
Website
- Technische gegevens die nodig zijn om de site te tonen, zoals IP-adres en browsergegevens in serverlogs.
- Je voorkeur voor licht of donker, alleen lokaal in je browser opgeslagen.
- Wat je invult in het demo- of contactformulier, of wat je ons mailt: naam, e-mailadres, bedrijf, telefoonnummer als je dat geeft, en je bericht.
We gebruiken op de website geen advertentiecookies, geen tracking en geen analysediensten van derden. Zie het cookiebeleid.
Account en organisatie
- Naam, e-mailadres en, als je die gebruikt, een wachtwoord (alleen als hash), passkeys en gegevens voor de tweede factor.
- Je rol in de organisatie en bij welke klanten je toegang hebt.
- Sessies en inloggebeurtenissen, om misbruik te herkennen en actieve sessies te tonen.
- Bij SSO: de identiteit die de provider van je organisatie meestuurt (naam, e-mailadres, een identificatienummer).
Facturatie
- Bedrijfsnaam, factuuradres, btw-nummer (optioneel), het gekozen pakket en de betaalstatus.
- Betaalgegevens worden verwerkt door Stripe. Wij zien en bewaren geen volledige kaart- of rekeningnummers.
Inhoud die de klant in Artiq Socials zet
- Klantprofielen (stem, regels, woordenlijsten, voorbeeldposts), rubrieken, posts met hun versies, opmerkingen en goedkeuringen.
- Media: afbeeldingen en video's. Bij uploaden verwijderen we locatie (GPS) en andere metadata.
- Contactpersonen van eindklanten die posts goedkeuren of de uitvraag beantwoorden: naam, e-mailadres en hun antwoorden.
- Personen in het tag-adresboek: naam, profielhandle of platform-ID, en of ze toestemming gaven om vermeld te worden.
- Een registratie van toestemming voor portretrecht bij media, als de klant die vastlegt.
Gegevens van gekoppelde platforms
Zie het volgende hoofdstuk: daar staat per soort gegeven wat we opslaan, waarom en hoe lang.
4. Gegevens van gekoppelde social media platforms
Een klant kan kanalen koppelen van LinkedIn, Facebook, Instagram, Threads, TikTok, YouTube, Google Bedrijfsprofiel, Pinterest, Bluesky en X. Koppelen gebeurt altijd door iemand die zelf beheerder is van dat profiel, die pagina of dat account, via het inlogscherm van het platform (OAuth) of, bij Bluesky, met een app-wachtwoord. We vragen alleen de toegangsrechten (scopes) die nodig zijn voor de functies van Artiq Socials.
Wat we per koppeling opslaan
| Gegevens | Waarom | Hoe lang |
|---|---|---|
| Toegangs- en vernieuwingstokens | Om namens het kanaal te publiceren, reacties en statistieken op te halen. Versleuteld met een eigen sleutel per kanaal; alleen de publicatieworker kan ze lezen. | Tot het kanaal wordt ontkoppeld of het token verloopt. Bij ontkoppelen direct overschreven en, waar het platform dat toelaat, ingetrokken. |
| Identificatie van het gekoppelde account: platform-ID of URN, naam, profielfoto of logo, accounttype en verleende scopes | Om het kanaal te tonen in de app en te weten waarnaartoe we publiceren. | Zolang het kanaal gekoppeld is. Naam en logo van een pagina vernieuwen we bij gebruik. |
| Posts die via Artiq Socials zijn gepubliceerd, met het ID en de link op het platform en het tijdstip van publicatie | Bewijs van publicatie voor de klant, en om statistieken aan de juiste post te koppelen. Dit is inhoud van de klant zelf. | Zolang de klant (workspace) bestaat. |
| Statistieken op paginaniveau en per post (bereik, weergaven, interacties, aantal volgers). Geen gegevens per individueel lid. | Cijfers en maandrapport voor de klant. | Maximaal 12 maanden, daarna verwijderd of alleen als geanonimiseerd totaal bewaard. |
| Reacties van andere mensen op posts van de klant, met hun naam en profielfoto | Om ze te tonen in de inbox en namens de klant te beantwoorden. | LinkedIn: tekst van reacties maximaal 48 uur, naam en foto van de reageerder maximaal 24 uur in de cache. Andere platforms: maximaal 90 dagen. Daarna halen we ze zo nodig opnieuw op bij het platform. |
We gebruiken platformgegevens alleen om de kanalen van de klant te beheren in Artiq Socials. We verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor advertenties, verkoop of werving, bouwen er geen profielen of doelgroepen mee, en combineren ze niet met andere gegevensbronnen. We gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. Platformgegevens zijn alleen zichtbaar voor mensen die bij die klant horen.
5. LinkedIn
Artiq Socials gebruikt twee LinkedIn-apps. Persoonlijke profielen lopen via een app met ‘Sign In with LinkedIn using OpenID Connect’ en ‘Share on LinkedIn’. Bedrijfspagina's lopen via een aparte app met de Community Management API.
Welke toegang we vragen
| Toegang (scope) | Waarvoor |
|---|---|
| openid, profile, email | Het gekoppelde persoonlijke profiel herkennen en tonen (naam, foto, e-mailadres van de beheerder die koppelt). |
| w_member_social | Namens het persoonlijke profiel publiceren wat de gebruiker in Artiq Socials inplant, en bedrijfsposts delen (delen door medewerkers). |
| rw_organization_admin | Vaststellen welke bedrijfspagina's de gebruiker beheert, en paginastatistieken ophalen. |
| w_organization_social | Namens de bedrijfspagina publiceren, een eerste reactie plaatsen en reacties beantwoorden. |
| r_organization_social | Posts van de pagina en reacties daarop ophalen voor de inbox en de cijfers. |
Wat we bewaren en hoe lang
We volgen de LinkedIn API Terms en de Data Storage Requirements van het LinkedIn Marketing API Program. Concreet:
- Beheerder die koppelt (LinkedIn-ID, URN, naam, foto): zolang de koppeling bestaat.
- ID's en URN's van de pagina, posts en reacties: zolang de koppeling of de post in Artiq Socials bestaat.
- Posts en activiteit van de gekoppelde pagina die we bij LinkedIn ophalen: maximaal zes maanden. Posts die de klant zelf in Artiq Socials heeft gemaakt, zijn inhoud van de klant en blijven bewaard zolang de klant bestaat.
- Paginagegevens (naam, logo, beschrijving): maximaal acht weken, daarna vernieuwd of verwijderd.
- Paginastatistieken (volgers, samengevatte interacties, zonder gegevens per lid): maximaal één jaar.
- Reacties en andere activiteit van LinkedIn-leden: maximaal 48 uur. Profielgegevens van leden die reageren, zoals naam en foto: maximaal 24 uur in de cache, niet blijvend opgeslagen.
Gegevens van LinkedIn-leden tonen we alleen in Artiq Socials, aan mensen die horen bij de pagina of het profiel waarvoor ze zijn opgehaald. We exporteren ze niet, ook niet naar onze klanten, en gebruiken ze niet voor advertenties, verkoop, werving, leadgeneratie of het verrijken van een CRM.
Koppeling intrekken
Je ontkoppelt een LinkedIn-kanaal in Artiq Socials onder Kanalen. Je kunt de toegang ook intrekken in LinkedIn zelf, via Instellingen, Gegevensprivacy, Toegestane diensten (linkedin.com/psettings/permitted-services). Na intrekken publiceren we niet meer en verwijderen we de tokens. Wil je dat we ook de overige LinkedIn-gegevens van jou verwijderen, mail dan naar privacy@artiqsocials.com; we doen dat binnen 30 dagen, en sneller waar de termijnen hierboven dat vragen.
6. Facebook, Instagram en Threads (Meta)
Facebook-pagina's en zakelijke Instagram-accounts koppelen via één Meta-app; Threads via de Threads API. Per pagina bewaren we een eigen pagina-token. We gebruiken de toegang om te publiceren, eerste reacties te plaatsen, reacties op te halen en te beantwoorden, en statistieken op te halen.
Verwijder je onze app in je Facebook-instellingen, dan stuurt Meta ons een verwijderverzoek. We leggen dat verzoek vast, verwijderen de bijbehorende gegevens en geven een bevestigingscode terug. Met die code zie je de status op app.artiqsocials.com/verwijderverzoek.
7. YouTube en Google Bedrijfsprofiel
Voor YouTube gebruiken we de YouTube API Services. Door een YouTube-kanaal te koppelen ga je akkoord met de Servicevoorwaarden van YouTube en geldt ook het Privacybeleid van Google. Toegang intrekken kan altijd via myaccount.google.com/permissions.
Het gebruik van gegevens die we via Google-API's ontvangen, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor beperkt gebruik (Limited Use). We gebruiken die gegevens alleen om de functies van Artiq Socials te leveren, niet voor advertenties, en geven ze niet door behalve waar dat nodig is voor de dienst of de wet dat eist.
8. TikTok, Pinterest, Bluesky en X
- TikTok: we publiceren via Direct Post met de keuzes die je per post maakt (privacy, reacties, duetten, stitches). We halen de gegevens van de maker op die TikTok daarvoor verplicht stelt.
- Pinterest: we lezen je borden om er een te kunnen kiezen, publiceren pins en halen statistieken op.
- Bluesky: koppelen gaat met een app-wachtwoord dat je zelf aanmaakt; we bewaren het versleuteld zoals een token. Je trekt het in via de instellingen van Bluesky.
- X: we publiceren posts en media en halen statistieken op voor zover X dat via zijn API toestaat.
9. Doelen en grondslagen
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| De dienst leveren: accounts, planning, publiceren, inbox, cijfers | Uitvoering van de overeenkomst; voor klantinhoud in opdracht van de klant |
| Facturatie en administratie | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht) |
| Beveiliging, misbruik voorkomen, logs | Gerechtvaardigd belang |
| Servicemails over de proef, je abonnement en storingen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Reageren op een demo- of contactaanvraag | Toestemming en gerechtvaardigd belang |
| Nieuws over het product (alleen als je je daarvoor aanmeldt) | Toestemming, altijd in te trekken |
10. AI in de dienst
Voor schrijven, verbeteren, ideeën, antwoordvoorstellen en de AI-laag van de fit-scan gebruiken we Claude van Anthropic. Daarvoor sturen we de tekst van de post, het relevante klantprofiel en de opdracht naar Anthropic. We sturen geen tokens, wachtwoorden of betaalgegevens mee, en één verzoek bevat altijd de gegevens van één klant.
Met Anthropic hebben we afspraken dat gegevens niet worden gebruikt om modellen te trainen. [PLACEHOLDER: bevestigen: aanbieder (Anthropic API of AWS Bedrock in Frankfurt), bewaartermijn bij de aanbieder en verwerkersovereenkomst]
AI-voorstellen worden pas gepubliceerd nadat een mens ze heeft goedgekeurd. AI kan in Artiq Socials niet zelf publiceren.
11. Met wie we gegevens delen
We delen gegevens alleen met partijen die we nodig hebben om de dienst te leveren (subverwerkers), met afspraken over beveiliging en geheimhouding:
| Soort dienst | Partij | Locatie |
|---|---|---|
| Hosting van app, database en wachtrij | [PLACEHOLDER: hostingpartij] | Europese Unie |
| Opslag van media | [PLACEHOLDER: opslagpartij] | Europese Unie |
| Sleutelbeheer voor tokens | [PLACEHOLDER: KMS-aanbieder] | Europese Unie |
| AI-tekstgeneratie | Anthropic [PLACEHOLDER: of AWS Bedrock] | [PLACEHOLDER: VS of EU] |
| Betalingen en facturen | Stripe | EU en VS |
| Transactionele e-mail | [PLACEHOLDER: e-maildienst] | Europese Unie |
| Foutmeldingen en monitoring | [PLACEHOLDER: monitoringdienst] | Europese Unie |
De social media platforms zelf ontvangen wat de klant publiceert. Op hun verwerking zijn hun eigen voorwaarden en privacybeleid van toepassing. We verkopen geen persoonsgegevens.
Gaan gegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
12. Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Account en organisatie | Zolang het account bestaat; na opzeggen nog maximaal [PLACEHOLDER: 90 dagen], zodat je terug kunt komen. Daarna verwijderd. |
| Gepubliceerde posts en publicatiebewijs | Zolang de klant (workspace) bestaat |
| Concepten die nooit zijn gepubliceerd | 24 maanden na de laatste wijziging |
| AI-voorstellen zonder gekoppelde post | 12 maanden |
| Platformgegevens | Zie de hoofdstukken over platforms en LinkedIn |
| Auditlog | Zolang de organisatie bestaat |
| Serverlogs | [PLACEHOLDER: 30 dagen] |
| Facturen en betaalgegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Demo- en contactaanvragen | 2 jaar na het laatste contact |
| Back-ups | Maximaal 30 dagen; verwijderde gegevens verdwijnen daarna ook uit de back-ups |
13. Gegevens verwijderen
- Een kanaal ontkoppelen: de tokens worden direct onbruikbaar gemaakt en, waar het platform dat toelaat, ingetrokken. Opgehaalde platformgegevens verdwijnen volgens de termijnen hierboven.
- Een klant (workspace) verwijderen: na een bedenktijd van 30 dagen verwijderen we alle posts, media, profielen, contactpersonen, reacties en statistieken van die klant. In de auditlog van de organisatie blijft een verslag dat de verwijdering is uitgevoerd.
- Je account of organisatie verwijderen: via de app of met een mail aan privacy@artiqsocials.com. We voeren dat binnen 30 dagen uit, behalve gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen.
- Als lid van een platform: ben je geen klant, maar komen je gegevens via een platform bij ons binnen (bijvoorbeeld een reactie op LinkedIn), mail ons dan. We verwijderen ze en laten de klant weten dat je dat hebt gevraagd.
- Via Meta: zie het hoofdstuk over Facebook, Instagram en Threads.
14. Beveiliging
We scheiden klanten tot op het niveau van de database, versleutelen tokens met een eigen sleutel per kanaal en leggen gevoelige acties vast in een auditlog. Meer daarover staat op de pagina Beveiliging. Merken we een datalek, dan melden we dat volgens de wet aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, aan jou.
15. Je rechten
Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht en bezwaar. Je kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Stuur je verzoek naar privacy@artiqsocials.com. We reageren binnen een maand, en kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.
Gaat het om gegevens die we als verwerker voor een klant verwerken, dan sturen we je verzoek door naar die klant en helpen we hem het af te handelen.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
16. Wijzigingen
We passen dit beleid aan als de dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij grote wijzigingen laten we klanten dat vooraf per e-mail weten.